“Com o Excel Services e o PowerSheets, nossos usuários podem reagir a mudanças porque têm uma melhor inteligência de negócios.”

“O Office Excel é uma ferramenta fantástica com muitas possibilidades. Porém, de um ponto de vista de sistemas e arquitetura, os problemas criados pelo seu crescimento se tornaram impossíveis de administrar.”

O Sonae é uma empresa internacional, presente em 41 países, que opera cadeias alimentícias e lojas de varejo. O Sonae precisava melhorar seu processo de aquisição de produtos nos mercados internacionais. A empresa dependia de fórmulas em planilhas para calcular custos, mas as planilhas logo se tornaram difíceis de administrar. Manter o controle de versões, a consistência de dados e a segurança era desafiador. O Sonae usou o Excel Services no Microsoft Office SharePoint Server 2007 para criar um produto chamado PowerSheets, que se vale das planilhas administradas centralmente para ajudar os usuários a acessar dados e compartilhar informações para reagir rapidamente a mudanças nas condições de mercado. Agora, o departamento de TI pode assegurar uma maior precisão de dados. A eficiência entre os usuários aumentou e, ao melhorar a qualidade de sua inteligência de negócios, o Sonae toma melhores decisões de compra, o que contribui para custos mais baixos e margens de lucro mais altas.

 

 

Situação

O Sonae é uma empresa internacional privada com cerca de 43.000 funcionários e 800 lojas. Opera cadeias de varejo de alimentos que incluem hipermercados (supermercados de larga escala), mini-hipermercados, supermercados, cafés, lojas de produtos de saúde e beleza, assim como lojas de produtos não alimentícios que vendem bens de consumo, como artigos esportivos, computadores e eletrônicos, eletrodomésticos, artigos de jardinagem e materiais de construção. O Sonae também opera agências de viagem, uma empresa de telecomunicações, livrarias e papelarias. A empresa é subsidiária do Grupo Sonae e, em 2010, suas vendas no varejo totalizaram 4,5 milhões de euros.

 

Como um importante varejista, o Sonae adquire produtos internacionalmente e depende de uma previsão ou sistema de “simulação de custos” que analisa todos os custos incorridos no processo de compra de itens no atacado e de transporte até as lojas do Sonae. Os custos incluem o preço real do item, assim como despesas de transporte, impostos e outras taxas. Em 2004, a empresa constituiu um departamento de Comércio Internacional dedicado exclusivamente a administrar o processo de aquisições e assegurar sua eficiência para oferecer o maior valor possível para os clientes.

 

Há cerca de 200 negociadores no Sonae responsáveis por conduzir as simulações de custos e adquirir produtos. Esses funcionários dependem de fórmulas desenvolvidas de forma customizada, armazenadas em planilhas do Microsoft Office Excel 2003, para realizar 30.000 simulações de custos por ano. As fórmulas ajudaram os gerentes de produtos a tomar decisões informadas e chegar aos melhores negócios possíveis por meio de uma gama de variáveis. “Os usuários enriqueciam continuamente suas próprias planilhas, tornando-as mais complexas, e finalmente mais úteis e precisas nos resultados que forneciam. Eles realmente gostavam do Office Excel 2003. O programa permitiu a eles construir novas fórmulas e modificar as planilhas com autonomia”, diz Marcelo Tupan, diretor de TI do Sonae. No entanto, como os usuários administravam e mantinham suas planilhas individualmente, armazenando-as nos seus próprios computadores locais ou em pastas na rede corporativa da empresa, a consistência dos dados e os resultados produzidos não eram confiáveis.

 

Os efeitos dessa autonomia afetavam a precisão das decisões tomadas. Os usuários tinham liberdade para alterar fórmulas e regras de negócios em suas cópias da ferramenta de simulação baseada em planilhas. Mas, como não havia um sistema em funcionamento para garantir que as modificações fossem implementadas como uma prática-padrão, a consistência e a precisão dos dados gerados poderiam ser comprometidas. “O Office Excel é uma ferramenta fantástica com muitas possibilidades. Porém, de um ponto de vista de sistemas e arquitetura, os problemas criados pelo seu crescimento se tornaram impossíveis de administrar”, diz Tupan.

 

Também havia pouca oportunidade para que um gerente compartilhasse com outro gerente a fim de obter melhores acordos sobre produtos ou reduzir determinados custos. As planilhas não podiam ser facilmente comparadas por outros que estivessem conduzindo simulações de custos semelhantes. Por exemplo, o Sonae poderia obter economias significativas em custos de transporte se um contêiner fosse enviado totalmente cheio. Mas, como a informação não era compartilhada ou consolidada, dois diferentes gerentes de produto poderiam ter comprado produtos da mesma região e enviado seus itens em contêineres separados e não totalmente cheios. "Recursos eram desperdiçados, e menos valor era repassado ao cliente", explica Adelino Miranda, gerente de Comércio Internacional do Sonae.

 

Para realizar as simulações de custos, os gerentes de produto também se utilizavam de dados dos sistemas de negócios da empresa, incluindo seu sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP), que contém uma abundância de informações sobre itens adquiridos regularmente, fornecedores, alíquotas de impostos e transporte. O processo de simulação de custos não estava conectado ao sistema ERP, por isso, os usuários tinham de incluir manualmente grandes volumes de dados em suas planilhas. “Essas tarefas consumiam muitíssimo tempo”, diz Tupan.

 

A empresa estava limitada em termos de rapidez para reagir a mudanças nas condições de mercado. "Podemos adquirir um item para ser vendido no Natal oito meses antes, em abril”, explica Miranda. “Se as condições mudam – por exemplo, aumento dos preços de combustíveis em um país específico –, uma planilha estática em um computador de usuário não sabe disso. No varejo moderno, com margens de lucro muito apertadas, mesmo uma diferença de custos de alguns centavos pode ter um grande impacto nos resultados."

 

Finalmente, como as planilhas e os dados analisados não eram administrados centralmente, eles também não estavam protegidos pelas políticas corporativas de segurança de dados. As informações críticas para os negócios contidas nas planilhas corriam o risco de perda ou furto, assim como a qualidade dos dados de simulações de custos e as fórmulas usadas.

 

 

Solução

Em 2007, o Sonae decidiu melhorar o processo de simulação de custos, diz Tupan. “O processo precisava ser leve em termos de recursos consumidos, ser altamente flexível e interativo. Precisávamos de simulações de custos para nos ajudar a reagir rapidamente a mudanças no clima de negócios.”

 

O Sonae iniciou um processo de aquisições de dois meses, no qual o departamento de TI trabalhou com o departamento de Comércio Internacional para analisar as simulações de custos, incluindo todos os dados usados nos cálculos, de onde tinham vindo, o tipo de transformação de dados exigido e a forma como os dados poderiam ser reutilizados para informar uma gama de outros processos de negócios. "Inicialmente, consideramos desenvolver uma solução a partir do zero", diz João Piedade, gerente de Produto para o fornecedor de produtos de software da Tlantic, um dos principais parceiros de TI do Sonae. “Mas isso seria muito caro, teria exigido muito tempo para ser implementado e não teria proporcionado a flexibilidade de que os usuários precisavam. Além disso, o Sonae já tinha anos de conhecimento investido no Office Excel. Não queríamos jogar fora uma ferramenta bem-sucedida que os usuários de negócios conheciam a adoravam. Queríamos utilizar e aperfeiçoar as capacidades fundamentais do Office Excel.”

 

O Sonae avaliou o Microsoft Office SharePoint Server 2007. O Departamento de TI estava familiarizado com o produto porque o tinha usado como base para a intranet dos funcionários da empresa e de seu portal de fornecedores. Especificamente, o departamento de TI avaliou o Excel Services, uma tecnologia no Office SharePoint Server 2007, como a solução para remodelar o processo de simulação de custos. "Quando olhamos para todos os dados e a forma como eram usados, ficou óbvio que o Excel Services no Office SharePoint Server 2007 era parte da resposta,” diz Piedade. “Esses produtos nos permitiram preencher a lacuna entre o que os nossos usuários necessitavam – ferramentas flexíveis com que eles pudessem manipular dados facilmente – e o que o departamento de TI necessitava – segurança, controle de versões e consistência de dados.”

 

No início de 2008, com a ajuda da Microsoft Services, a Tlantic e outro parceiro português, o Sonae, conduziram uma breve implementação-piloto de um processo de simulação de custos construído com o uso do Excel Services. Como um componente do Office SharePoint Server 2007, o Excel Services torna mais simples usar, compartilhar e administrar as pastas do Office Excel de forma mais segura e consistente em toda a empresa. O Sonae aperfeiçoou o ambiente do Office SharePoint Server 2007 desenvolvendo componentes que oferecem mais funcionalidade, como atualização automática de versões, célula automatizada e proteção de folhas de trabalho, trabalho concomitante colaborativo, preenchimento sequencial, integração de dados, processamento em background e outros.

 

Isso se tornou a origem do produto da Tlantic chamado PowerSheets, que aproveita as planilhas do Office Excel e a tecnologia robusta do Office SharePoint Server 2007 para atender à necessidade de autonomia e flexibilidade dos usuários, além de atender às exigências de segurança, eficiência e consistência de dados. O PowerSheets usa planilhas de Office Excel como parte da arquitetura de TI, integrando-as com os sistemas centrais existentes.

 

A equipe de desenvolvimento usou o Microsoft Visual Studio 2008 Team System e o Microsoft Visual Studio 2008 Team Foundation Server para customizar a lógica de negócios dentro das planilhas de Office Excel baseadas em servidor. O Sonae atualizou-se do Office Excel 2003 para o Office Excel 2007. As planilhas são suportadas por uma base de dados que usa o software de gestão de dados Microsoft SQL Server 2008.

 

Os usuários têm a opção de abrir uma planilha de Office Excel 2007 a partir de uma lista de documentos em um site SharePoint ou podem lançar uma versão local do Office Excel 2007 em seus computadores, e o PowerSheets automaticamente sincroniza a versão da planilha a partir do servidor.

 

No início de 2009, a solução foi implementada para uso pelo departamento de Comércio Internacional e pelos negociadores responsáveis por adquirir produtos internacionalmente. Com o sucesso imediato, ficou claro que a solução PowerSheets poderia ser replicada em outras áreas de negócios com resultados semelhantes. O departamento de TI já tinha implementado a solução em outros processos importantes de negócios dentro da empresa. Por exemplo, os funcionários do Sonae usam as planilhas baseadas no servidor para negociar com fornecedores com relação a atividades de marketing, promoções, espaço em prateleiras e descontos para produtos regularmente estocados nas lojas do Sonae.

 

“Os usuários agora podem facilmente se basear em dados históricos e levar em consideração os objetivos da empresa para determinar o ponto de preço ideal para um item específico. Podem ver quanto compramos de um fornecedor no passado e ver quais são os nossos objetivos para a negociação atual. Por exemplo, no ano passado, a empresa pode ter obtido uma margem de lucro de 7% sobre um produto, mas neste ano a meta é 8%”, explica Miranda. “Agora, os usuários podem fazer simulações de custos que se baseiam em muitas variáveis, e os dados retornados os ajudam a negociar e fechar o negócio.”

 

 

Benefícios

Usando o Excel Services no Office SharePoint Server 2007 e o PowerSheets, o Sonae revitalizou seu processo de simulação de custos. Agora, os usuários de negócios têm acesso em tempo real, com a apropriada segurança, a informações atualizadas que são usadas como base para suas simulações de custos. E, como as planilhas de simulação de custos são administradas centralmente, o departamento de TI pode implementar um controle de versões, reforçar a segurança de dados confidenciais e permitir que os usuários modifiquem aspectos da solução enquanto mantém a integridade geral do sistema e dos dados que contém.

 

Beneficia-se do Conhecimento Existente

Com o Excel Services e o PowerSheets, o Sonae está tirando vantagem das habilidades que seus usuários de negócios já possuem. “O Office Excel era um ponto de partida”, diz Piedade. “Com essa solução, que é baseada no Excel Services e no Office SharePoint Server 2007, conseguimos agregar o elemento servidor à solução, o que nos permitiu proporcionar mais estrutura, centralizar a gestão, cumprir normas e automatizar determinadas tarefas." O Sonae acredita que sua familiaridade com o Office Excel e o Office SharePoint Server, além do fato de não ter precisado se envolver em um processo de desenvolvimento altamente customizado, levou a uma solução muito mais barata.

 

Suporta Maior Eficiência

A nova solução ajuda a aumentar a velocidade e a confiabilidade dos processos de negócio envolvidos em uma compra internacional. “Com o Powersheets, as pessoas trabalham mais eficientemente porque seu tempo não é gasto em garantia de qualidade de dados. Em vez disso, é gasto no que eles foram contratados para fazer, que é adquirir produtos”, diz Miranda. “Os usuários podem realizar simulações de custos individuais cerca de duas vezes mais rápido do que antes da implementação da solução PowerSheets, e ainda há espaço para melhorias."

 

Permite Melhores Decisões de Negócios

Com a capacidade de importar dados do software ERP da empresa, e como as planilhas são continuamente sincronizadas com informações atualizadas no servidor, os usuários do Sonae têm acesso a uma inteligência de negócios de qualidade superior. Isso resulta em melhores decisões de negócios tomadas pelos gerentes de produto da empresa. "Com o Excel Services e o PowerSheets, nossos usuários podem reagir a mudanças porque têm uma melhor inteligência de negócios”, diz Miranda.

 

Melhora a Precisão e a Segurança de Dados

Quando um usuário do Sonae altera os dados em uma planilha de Office Excel e os salva em uma lista de documentos no Office SharePoint Server 2007, os novos dados são disponibilizados a todos os usuários. “O Excel Services e o PowerSheets asseguram que todos os gerentes de produto estejam usando a versão mais atual da planilha. Agora temos uma única versão da verdade”, diz Tupan. “A sincronização automática cuida de 99% da manutenção e da gestão que costumavam ser exigidas. Os usuários de negócios que administravam o template do simulador podem eles próprios fazer mudanças nas fórmulas, sem a assistência do departamento de TI. Isso resultará em reduções de custos significativas.”

 

 

Finalmente, com o Excel Services e a solução baseada no Office SharePoint Server 2007, o departamento de TI pode assegurar de uma melhor forma que dados críticos, como informações de formação de preços competitivos ou fórmulas por trás das simulações de custos, não sejam compartilhados fora da empresa. “Os administradores do departamento de TI agora têm controle sobre a forma como a informação é armazenada, protegida e compartilhada”, diz Piedade. “Isso é uma enorme mudança em relação ao nosso sistema anterior, no qual planilhas eram armazenadas localmente nos computadores dos usuários. Implementar a solução baseada no Excel Services nos ajudou a proteger nossos dados de simulação de custos e fórmulas."

 

“Estamos ansiosos para implementar essa solução baseada no Office SharePoint Server 2007 em muitas outras áreas da empresa. O valor que ela proporciona é universal”